これから個人事業を始める。開業届・経費・確定申告は調べても、「事業のお金をどう管理するか」は後回しになりがちです。
でも僕は、売上が出る前に4つを整えておくのがおすすめです。あとから整理するより、最初から混ざらない仕組みにした方がラクだから。
僕自身、最初から事業用のお金と私生活を分けていました。「これは事業？ 私用？」と過去の明細を整理する苦労は、ほとんどしていません。
取引が少ない最初が、一番分けやすいです。事業用口座・カード・会計ソフト・保存ルールを先に決めて、事業のお金が自然に整理される状態を作ります。
最初にやるのは、節税より「お金を分けること」
個人事業というと、「何が経費になる？」
「どうすれば節税できる？」に目が向きやすいです。
でも、
最初に僕がやっておきたいのはそこではありません。
まず、事業のお金と私生活のお金を分ける。ここからです。
たとえば、普段の銀行口座に
給与や生活費と事業の売上が全部入る。
いつものカードで、
スーパーの買い物もサーバー代も払う。
これでも記帳はできます。
ただ、
会計ソフトへ明細を取り込んだあと、「これは事業」
「これは私用」と判断する取引が増えます。
だったら、そもそも最初から
混ざりにくくしておいた方がラクです。
① 事業用の銀行口座を1つ決める
まず、
事業で使う銀行口座を決めます。
今後、
- 売上の入金
- 事業用カードの引き落とし
- サービス利用料
- 外注費
- その他の事業支出
をできるだけこの口座に集めます。
そうすると、
銀行明細そのものが「事業のお金の流れ」に近づきます。
なお、個人事業を始めるからといって、税務上、
事業専用の銀行口座を必ず作らなければならない、という意味ではありません。
それでも僕は、
最初から分けておいて良かったと感じています。
事業の明細を見るときに、生活費や個人的な支払いを
毎回除外しなくていいからです。
銀行は「会計ソフトと連携できるか」も見る
事業用口座を選ぶなら、僕は使う会計ソフトと連携できるかも確認します。
その具体例のひとつが、GMOあおぞらネット銀行の
個人事業主口座です。
マネーフォワード クラウド確定申告では、
GMOあおぞらネット銀行が
API連携の対象になっています。
個人事業主向けの口座があり、
ビジネスデビットカードも利用できます。
ただし、「GMOあおぞらが全員に一番」という意味ではありません。
自分が使う会計ソフトと連携できて、事業のお金を
私生活から分けやすい銀行ならOKです。
事業用口座を分けたい人へ
GMOあおぞらネット銀行の個人事業主口座を見る
② カードも「事業用」を1枚決める
口座を分けたら、
カードも分けます。
重要なのは、「一番ポイントが貯まるカード」を探すことより、このカードで払ったものは原則、事業用と決められることです。
たとえば、
- サーバー
- ドメイン
- クラウドサービス
- 広告費
- 事業用備品
などを同じカードで払う。
すると、カードの明細
↓
会計ソフト
↓
仕訳候補という流れを作りやすくなります。
僕は最初から
事業用と私用を分けているので、カード明細を見たときに「これはどっち？」と考える場面が少なく済んでいます。
なお、必ず
「ビジネスカード」という名前のカードを
作る必要があるわけではありません。
利用するカードの規約を確認したうえで、事業専用に使うカードを決める。
まずはそれで十分です。
デビットカードでまとめる方法もある
GMOあおぞらネット銀行の
個人事業主口座では、ビジネスデビットカードも利用できます。
口座と支払いを
シンプルにまとめたい人には選択肢になります。
一方、支払いから引き落としまで
時間を空けたい人なら、クレジットカードの方が
管理しやすい場合もあります。
ここも、還元率だけではなく、自分が管理しやすいかで選べばいいと思います。
③ 会計ソフトは、確定申告の直前ではなく最初に入れる
口座とカードを分けたら、
会計ソフトです。
僕が実際に使っているのは、マネーフォワード クラウド確定申告。
会計ソフトというと、「確定申告のときに使うもの」というイメージがあります。
僕が便利だと感じるのは、日々の記録を手入力しなくていい部分を増やせることです。
銀行口座やカードを連携すると、
取引明細を取得できます。
さらに、
繰り返し発生する取引には
自動仕訳ルールも使えます。
たとえば、毎月同じクラウドサービスから
同じような支払いが発生する。
そんな取引を、
毎回ゼロから入力する必要はありません。
最初に仕組みを作る。
その後は、
入ってきた取引を確認する。
僕はこの形の方がラクです。
確定申告前に
1年分を掘り返すより、普段から自動で入る状態を
作っておく方がラクです。
先に口座とカードを分けると、会計ソフトが使いやすい
ここまでの順番が大事です。
私用と事業用が混ざった口座を
会計ソフトへ連携すると、私用の取引まで入ってきます。
そこでまた、「これは事業」
「これは私用」という判断が必要になります。
一方、事業用口座。
事業用カード。
を先に決めておけば、取り込まれる明細も
事業取引中心になります。
つまり、会計ソフトを便利に使うためにも、
先にお金の入口を分けておく。
という順番です。
自動化でカンタンに書類作成 マネーフォワード クラウド確定申告
④ 帳簿と領収書は「あとで整理する」をやめる
最後は、
帳簿と証憑の管理です。
証憑というと難しく見えますが、
- 領収書
- 請求書
- 見積書
- 契約書
など、
取引内容を確認するための書類です。
個人で事業を行う場合、売上や経費などの取引を記帳し、帳簿や一定の書類を
保存する必要があります。
だから、「確定申告の時期になったら整理する」ではなく、最初から保存場所を決めておきます。
保存ルール
- 紙の領収書・請求書は、事業用の保管場所を1か所に。
- メール・PDF・Webで受け取ったものは、電子データの保存場所へ。
- 銀行・カード取引は会計ソフトへ連携し、定期的に未処理だけ確認。
電子メールやWebなどでやり取りした
請求書・領収書等の電子取引データは、電子データとして保存する必要があります。
一方、紙で受け取った領収書まで「すべて電子化しなければならない」という意味ではありません。
詳しい保存要件は
国税庁の最新情報を確認してください。
「あとで整理する」を作らない。
保存場所だけでも
最初に決めておくとラクです。
4つをつなげると、経理はシンプルになる
ここまでの4つは、
別々の話ではありません。
- 01売上
- 02事業用口座
- 03事業用カード
- 04会計ソフト
- 05領収書・請求書保存
- 06未処理だけ確認
売上は口座へ、支払いはカードへ。口座・カードの明細を会計ソフトに集め、領収書・請求書は決めた場所に保存します。
この流れを
事業を始める段階で作っておく。
そうすると、取引が増えてから「これ何の支払い？」
「どこに保存した？」
「どのカードで払った？」と確認する回数を減らせます。
僕は最初から分けて運用しているので、過去の取引を
私用と事業用に分け直す苦労はしていません。
だからこそ、これから始める人には混ざる前に分けておくのをおすすめします。
最初は4つを整えて、定期的に確認すればいい
完璧な経理システムを
最初から作る必要はありません。
- 事業用に使う銀行口座を決める
- 事業用に使うカードを決める
- 会計ソフトへ口座・カードを連携する
- 帳簿・領収書・請求書の保存場所を決める
まずはこの4つ。
あとは、月1回など
自分が続けやすいタイミングで、会計ソフトの未処理取引や
保存漏れがないか確認する。
このくらいから始めれば十分です。
よくある疑問
事業用口座は絶対に必要？
税務上、「事業専用の銀行口座を持つこと」自体が必須というわけではありません。
ただ、私生活の入出金が混ざるほど、
確認しなければならない取引は増えます。
経理の手間を減らしたいなら、
分けるメリットは大きいです。
ビジネスカードじゃないとダメ？
必ず
「ビジネスカード」という名称のカードでなければならない、という意味ではありません。
重要なのは、利用するカードの規約を確認したうえで、事業用と私用の決済を
分けて管理することです。
Excelでも帳簿は作れる？
必要な内容を
適切に記帳・保存できるなら、会計ソフト自体が
法的に必須というわけではありません。
ただ、銀行・カード明細の取込や
自動仕訳ルールなどを使って、手入力を減らしたいなら
クラウド会計ソフトは便利です。
毎日、帳簿を付けないとダメ？
この記事でおすすめしたいのは、「毎日必ず会計ソフトを開く」という運用ではありません。
口座やカードから
取引が入る状態を作り、定期的に確認する。
続けられる仕組みにする方が大切です。
まとめ｜経理は、事業が小さいうちに仕組み化する
取引が少ない今のうちに、次の4つを整えます。
- 事業用口座を私生活と分ける
- 事業用カードを1枚決める
- 口座・カードを会計ソフトにつなぐ
- 帳簿・領収書・請求書の保存場所を決める
あとは月1回など、続けやすいタイミングで未処理取引と保存漏れを確認。経理を頑張るより、頑張らなくても回る仕組みを最初に作る。その方がラクです。
まず今日、「事業用に使う口座をどれにするか」を決める。そこからで十分です。
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